Ofte stilte spørsmål (faq)
|
Nedenfor finnes noen av de vanlige spørsmålene vi får fra OrgSys-brukere, og svar på spørsmålene. Dette gjelder både support-spørsmål og annet. Husk at det meste er beskrevet i dokumentasjonen, og vi anbefaler å bruke denne aktivt. Se særlig følgende steder: – Tooltip-tekster og hjelpetekster til skjermbildeelementene Ta gjerne kontakt hvis du har spørsmål eller emner som du mener bør behandles på denne siden. Finn svar på dine spørsmål her (klikk på spørsmålet): Spørsmålene og svarene finnes nedenfor, bruk tekstsøk på siden (Ctrl+F) hvis du leter etter en bestemt problemstilling.
Spørsmålene og svarene finnes nedenfor, bruk tekstsøk på siden (Ctrl+F) hvis du leter etter en bestemt problemstilling. (062) Data vises ikke der de skal, det ser ut som om dataene ikke eksisterer selv om jeg vet at de finnes. Jeg finner ikke en bestemt henvendelse/ respons/ reskontro/ navn/ avtale/ rolle/ kommentar/ kampanje/ statistikkode/ kode/ postnummer/ kommune. Sjekk at det ikke ligger data i et filterfelt, samtidig som det står hake ved Husk. Klikk på knappen Nytt søk. Datafiltre finnes ovenfor de fleste tabeller der data vises i tabellform i OrgSys. I et filter kan du taste inn verdier for å begrense hvilke data som skal vises nedenfor. I mange av disse filtrene kan du sette en hake ved feltet Husk for at OrgSys skal huske filtreringsverdiene til neste gang du går inn i samme skjermbilde. Hvis det finnes slike filterverdier, kan du oppleve at data forsvinner hvis de ikke treffer filterverdiene. (061) Kan jeg sende e-post som html-tekst? Ja, når du sender e-post fra OrgSys, kan e-postens brødtekst (kalles ofte body) være ren tekst, eller html. Hvis du vil bruke html, anbefaler vi å bruke et eget program til å redigere html, og deretter hente inn brødteksten i OrgSys via en fil. Du kan for eksempel bruke MS Word; utform teksten slik du ønsker, og velg Fil - Lagre som. Lagre dokumentet som Webside, filtrert (*.htm,*.html). Den lagrede html-filen kan du hente inn i OrgSys’ e-postbrødtekst ved hjelp av knappen Hent tekst fra fil. Hvis ikke spesielle grunner taler for det, anbefales det fortsatt å sende e-post som ren tekst. Ulike e-postklienter viser html på ulike måter, og mange skrur av automatisk visning av e-post med html av sikkerhetsmessige hensyn. (060) Jeg vil importere/behandle en tekstfil/datafil fra OrgSys i et regneark/Excel Flettedatafiler, eksportfiler og datagrunnlag til OrgSys-analyser er tekstfiler i standard Windows ANSI-format (ISO 8859-1). Filene kan enkelt importeres til Excel eller et annet regneark, og behandles videre der. Slik går du frem for å importere en tekstfil i Excel:
Du kan nå redigere, sortere og formatere dataene i Excel etter behov. NB: husk at Excel som standard vil fjerne (trunkere) innledende nuller. Dette kan særlig skape problemer ved KIDer og postnumre. En ordinær OrgSys-KID skal alltid ha 15 sifre, se spørsmål 39 nedenfor (klikk her). For å få med innledende nuller i kolonnen for ordinær OrgSys-KID, gjør følgende:
Alle tall (KIDer) i kolonnen skal nå vise 15 sifre, inklusive eventuelle foranstilte nuller. Postnummer kan behandles tilvarende, med 4 sifre. Hvis du nå velger å lagre filen f.eks. som en tabulatordelt tekstfil, vil KIDer og postnumre ha riktig antall sifre. (059) Skrifttype (font) i ledetekster og feltinnhold får feil oppløsning, eller skriften blir for stor En bug/feil i visse utgaver av Windows 7 gjør at skjermbilder i OrgSys vises med for stor eller for liten skrifttype (font) for ledetekster og feltinnhold. Dette gjelder blant annet Windows 7 Professional 64-bits, engelsk utgave. Feilen kommer til syne når du velger en annen skriftoppløsning enn standard (default), f.eks. hvis standard skriftoppløsning er Medium - 125 % (default), og du velger Smaller - 100 %. Feilen ligger i Windows registry, og må rettes der. Ta kontakt med din lokale systemadministrator for å få hjelp til dette. Følgende må rettes: [HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Fonts] Maskinen må startes på nytt for at endringene skal tre i kraft. (058) Hvordan kan jeg bruke flettefiler fra OrgSys til utskriftsfletting i Word? Utskriftsfletting ved hjelp av en tekstbehandler som MS Word er en svært nyttig og fleksibel funksjon som er tilgjengelig fra mange ulike steder/moduler i OrgSys. Av og til er dette et supplement til direkte utkjøring av pdf-rapporter/-blanketter, av og til er det standardteknikken for en utkjøring. Fletteteknikken gir mulighet til å skreddersy utformingen av dine henvendelser på en helt annen måte enn utkjøring av forhåndsutformede rapporter/formularer. OrgSys produserer filer som kan brukes som datakilder for utskriftsfletting. Filene er alltid ren tekst med norsk kodesett (ANSI tekstfiler, ISO8859-1). Vi anbefaler alle OrgSys-brukere som har behov for dette, å lære seg utskriftsfletting. Microsoft har laget en god veiledning som du finner her (klikk for lenke). Orgsoft as kan hjelpe med bistand til funksjoner i Word, men dette er ikke inkludert som fri bistand/support i henhold til den ordinære bistandsavtalen for OrgSys. Om import av tekstfiler til et regneark/Excel, se spørsmål 60 ovenfor (klikk her). (057) Vi ønsker begrenset tilgang til funksjoner for visse brukere/grupper (autorisasjon) Et eget kapittel i dokumentet Begreper og definisjoner i OrgSys beskriver Vedlikehold av OrgSys-brukere og autorisasjon/tilgangskontroll. Det finnes svært avanserte muligheter for å sette opp tilgangskontroll basert på skjermbilder eller felter i skjermbildene, og om det skal gis tilgang til å se og/eller endre data. I praksis bør modellen utarbeides i samarbeid med Orgsoft as. Tilgangsmodellen vil alltid være basert på sikkerhetsgrupper. En sikkerhetsgruppe er en bestemt type tilgang (f.eks. se, endre, opprette eller slette) til en bestemt mengde skjermbilder, felter eller funksjoner. Se dokumentasjonen og ta kontakt med Orgsoft as.(056) Navn og adresse treffer ikke riktig på etikettene/i konvoluttvinduet. Jeg har problemer med marger i rapporter. Rapporter kommer ikke i riktig format/A4-format. OrgSys produserer de fleste rapporter, inklusive etiketter, ved hjelp av Crystal Reports. Crystal Reports vil normalt bruke standard papirformat i standardskriverdriveren på serveren. Av og til kan dette føre til at rapportene produserers med amerikansk Letter-format. Det normale i Norge/Europa er A4-format. A4 er litt smalere og litt høyere enn Letter. Mange utskrifter på A4-papir vil derfor ikke treffe riktig når rapporten er produsert for Letter. Dette problemet løser du enkelt ved å installere en skriver(driver) som har A4 som standard papirformat, og sette denne skriveren som standardskriver (default printer). Husk at du må gjøre dette på maskinen som produserer rapportene. Normalt vil dette være OrgSys-serveren, men hvis du kjører Client/server (såkalt "fet klient"), gjelder det på klientmaskinen. Hvis rapportene eller etikettene allerede produseres for A4-format, men likevel ikke treffer riktig på påpiret, kan du enkelt lage spesialtilpassede rapporter (rpt-filer) ved hjelp av Crystal Reports, eller få hjelp av Orgsoft as til dette. Se spørsmål 27 nedenfor (klikk her). (055) Jeg ønsker å bruke hurtigtaster/redusere musbruk i OrgSys, hva er regler og retningslinjer? Du finner et eget kapittel i Begreper og definisjoner i OrgSys om dette. Kapitlet heter Musebruk og hurtigtaster, se dette. Her finner du også litt om tabulatorrekkefølge og andre tips til effektive måter å arbeide på. (054) Hvilken OrgSys-snarvei bør jeg bruke når jeg skal starte en OrgSys Windows-klient? Hva er forskjellen på de ulike snarveiene? En OrgSys Windows-klient startes ved hjelp av en snarvei (OrgSys-ikon). Det finnes som regel flere forhåndstilpassede snarveier som ligger her: [OrgSys-mappe]\snarvei\. De ulike snarveiene er optimalisert for ulike klientprofiler og situasjoner/miljøer. Hvilken du skal velge i det enkelte tilfelle vil avgjøres av en rekke ulike faktorer. De vanligste snarveien er:
Se dokumentet ...\brukerveiledning\Installasjon\Oppsett av klientmaskiner for å kjøre OrgSys for en nærmere beskrivelse. (053) OrgSys-analyse: jeg får ikke oppdaterte data, eller får ikke kjøre makroer i Excel? Eller: hvordan setter sikkerhetsinstillingene i Excel til bruk for OrgSys-analyser? Excel-arbeidsbøkene for OrgSys-analyse benytter kobling mot ekstern datagrunnlag og makroer. Knappen Send ID-nr til OrgSys aktiverer for eksempel en makro. Excel vil ofte være satt opp med høy sikkerhet, slik at det er sperret for oppdatering av eksternt datagrunnlag og makroer. For at OrgSys-analysene skal fungere, må sikkerhetsinnstillingene for Excel i så fall endres. Gå til sikkerhetsinnstillinger i klareringssenteret i Excel (Excel 2007/2010). Merk at systemansvarlig kan ha endret standardinnstillingen, og dette kan gjøre at du ikke kan endre innstillinger i det hele tatt, ta i så fall saken opp med systemansvarlig.
Når du åpner en analyse-arbeidsbok bør du svare ja på alle spørsmål om å sikkerhetsaktivere funksjoner. For å aktivere makroer i en bestemt arbeidsbok, klikk knappen Alternativer… som vises ved siden av meldingen om at innhold er deaktivert pga. sikkerhet. Velg Aktiver dette innholdet. (052) Hva er en superbruker / hva forventes av en superbruker? For hver OrgSys-installasjon skal det finnes minst én superbruker. Hvis det er flere superbrukere, skal én være definert som hovedansvarlig superbruker. Overfor Orgsoft as er superbrukerens viktigste rolle å være hovedkontaktperson for OrgSys-support, og å være samtalepartner omkring OrgSys-spørsmål for organisasjonen. Superbrukeren bør:
Om kontakt med OrgSys-support, se spørsmål 42b nedenfor (klikk her). (051) Vi ønsker å endre Office-versjon/bytte fra .doc og .xls til .docx osv, hvordan går vi frem? Ved nye installasjoner er OrgSys som standard integrert mot MS Office 2007/2010. Standard filtype/filetternavn (extension) for Word-filer (f.eks. hoveddokument for utskriftsfletting) er docx. Standard filtype for Excel-arbeidsbøker (f.eks. analysedokumenter) er xlsm, dvs. makro-aktivert Excel-arbeidsbok. Det er imidlertid fullt mulig å kjøre andre/eldre Office-versjoner og bruke doc og xls som standard filtyper. Du kan også endre oppsettet i OrgSys når du går over fra å bruke én filtype til en annen slik at brukerne alltid får foreslått filer av riktig type. Se eget avsnitt i dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys om dette. Merk at MS Word ikke støtter kobling mot tekstfil med docx-filtype som datafil for utskriftsfletting. Filtypen for datafilene bør derfor være f.eks. doc eller txt, se Begreper og definisjoner OrgSys. For spørsmål om andre Office-pakker enn Microsoft, se spørsmål 4 nedenfor (klikk her). (050) Hvordan kan en OrgSys-bruker bytte/endre sitt eget passord? Logg inn på vanlig måte. I hovedmenyen, klikk på knappen Ny pålogging (nøkkelikon). Du kan også velge Fil, Ny pålogging fra menyen. Klikk Bytt passord. (049) Vi ønsker å flytte OrgSys til en ny server. Hvordan går vi frem? Maskinvare blir stadig bedre og billigere, og bruken av OrgSys kan vokse over tid. Fra tid til annen har de fleste behov for å skifte ut servere, enten de driftes internt eller eksternt. Det kan også hende man ønsker å flytte OrgSys-installasjonen fra en intern server til en ekstern server, eller eksternt driftet server. Orgsoft har utarbeidet et dokument med anbefalinger og retningslinjer for OrgSys-server og -installasjon. Dokumentet oppdateres fortløpende. Behovene kan variere en del med ulik bruk; ta derfor alltid kontakt med Orgsoft as for å få tilsendt siste versjon av dokumentet sammen med en vurdering av de konkrete behovene i ditt tilfelle. Selve OrgSys-installasjonen må gjøres av Orgsoft as. Ta kontakt god tid i forveien for å forberede installasjon og overflytting av OrgSys. Noen sentrale punkter fra vår anbefaling er listet opp nedenfor. NB: dette er ikke en uttømmende liste; ta alltid kontakt med Orgsoft før du går til innkjøp av ny OrgSys-server:
(048) Kan jeg bruke min egen e-postadresse og signatur i e-poster fra OrgSys? Ved å velge Fil - Brukerverdier... i OrgSys hovedmeny, kan du sette verdier for avsenderadresse og -signatur for din OrgSys-bruker. Disse verdiene bli brukt i enkeltvise utgående e-poster fra OrgSys. Signaturen kan du også bruke ved utgående SMS-meldinger. Signaturen bruker du ved å klikke på Sign.-knappen nederst til høyre i brødtekstfeltet, eller trykke Alt+G. Ved masseutsendelser av e-post vil fortsatt standardverdiene for organisasjonen brukes, men disse kan overstyres ved den enkelte utkjøring. (Merk at oppsett for avsenderadresse og -signatur konfigureres på systemparameter utkjIDnrStd). (047) Samme dublettkandidater foreslås stadig, men de er ikke reelle dubletter Hvis du regelmessig kjører dublettkandidatliste, og opplever at de samme dublettkandidatene dukker opp gang på gang, kan du enkelt merke disse som sikre ikke-dubletter. Mens du arbeider med dublettsammenslåingsverktøyet og slår sammen fra listen, kan du klikke Merk som sikker IKKE-dublett. ID-nr-paret vil da aldri mer foreslås som dublettkandidat av OrgSys. I starten kan det oppleves som mye jobb å gå gjennom alle disse. Husk da at denne jobben gjør du én gang for alle, og du kan spare deg selv for mye unødig arbeid senere ved å gjøre dette systematisk. Du kan også vedlikeholde informasjonen om sikre ikke-dubletter manuelt ved å gå til navnevedlikehold, ...Mer. Gå hit hvis du f.eks. har klikket feil, og ønsker å fjerne informasjon om en sikker ikke-dublet. (046) Kan jeg flette informasjon inn i e-poster eller SMS-meldinger? Der du kan sende ut e-post og/eller SMS fra OrgSys, kan du også benytte flettefelter i e-post- eller SMS-brødteksten. Flettefeltene er alltid omsluttet av hakeparenteser ([]), og finnes i en egen liste under brødtekstfeltet. Herfra kan du markere flettefeltnavn, og dra-og-slippe det inn i brødteksten. Skriv f.eks. "Hei [Navn], velkommen som medlem hos oss. Ditt medlemsnummer er: [IDnr]. Ditt brukernavn på Min side er: [NaBrukerID]. Send kodeord ORGSYS PASSORD til 26112, så sender vi deg en SMS med passord til Min side." (045) Kan vi tilpasse innholdet i boksen øverst til høyre i navnevedlikeholdet? Boksen øverst til høyre i navnevedlikeholdet kan tilpasses din organisasjon. Som standard inneholder boksen RFM-informasjon om det viste navnet med absolutt og relativ RFM-verdi; du ser en pilmarkør som viser RFM-verdien sammenliknet med de høyeste og laveste RFM-veridene i registeret. I tillegg vises antall innbetalinger, sum innbetalt, høyeste, laveste og siste innbetaling. Det er fullt mulig å tilpasse både RFM-kriteriene, datointervallene, og reglene for hva slags innbetalinger som skal inngå og ikke inngå i datagrunnlaget for beregningene. Det er også mulig å droppe RFM-informasjonen, men beholde resten. Du kan også velge å vise bilde knyttet til navnet, eller til aktuelt fadderbarn. Ta kontakt med Orgsoft hvis du vil endre oppsettet. (044) Noen noder er viktigere enn andre, kan vi styre hva som utvider seg automatisk? Du kan styre hvilke noder i navnevinduet som skal utvide seg automatisk, dvs. når du åpner vinduet, på systemparameteren expNode. Utvidelse av node vil si det samme som skjer når du klikker på plusstegnet til venstre for noden. Se beskrivelse på parameteren. (043) Ved overføring til regnskap/hovedbok får jeg transaksjoner med kontonummer 9999 I visse feilsituasjoner kan overføring av konteringsdata til hovedbok gi kontonummer for feilkontering: 9999. Dette kan oppstå i følgende situasjoner:
(042c) Vi ønsker oss en ny funksjon, eller endring av eksisterende funksjonalitet. Hva kan jeg forvente, og hva vil det koste? OrgSys vokser og utvikles kontinuerlig med nye moduler og nye funksjonalitetskomponenter. En stor del av produktutviklingen skjer som følge av ønsker og innspill fra gamle og nye kunder. Noe av utviklingen finansieres gjennom bistandsavtalene. Utvikling av spesifikke funksjoner vil ofte finansieres ved at kunder betaler for hele eller deler av utviklingen. Orgsoft as kan selvsagt ikke garantere at vi kan lage løsninger for alle behov innen ønskede tidsfrister, men vi kan love at vi lytter til alle forslag. Vi vil gjerne strekke oss for å finne gode og kreative løsninger. Ta kontakt og presenter behovet. Vi lytter også gjerne til gode ideer og løsningsforslag. Sammen blir vi enige om løsning, pris og leveringsplan. Når Orgsoft mottar forespørsel om ny funksjonalitet, vil vi alltid vurdere i hvilken grad vi kan lage løsninger som kan være til nytte for flere. OrgSys er et standardsystem, og målet er at mest mulig funksjonalitet skal være nyttig for flest mulig. Når flere kunder har samme ønske, vurderer vi om det er hensiktsmessig å gi et tilbud som gjør at utviklingskostnaden deles på flere. I praksis vil vår respons på slike forespørsler fordele seg på to hovedtyper:
I det første tilfellet vil du i praksis som regel få et tilbud i form av et timeestimat som angir en øvre grense for antall timer du må betale for. Estimatet vil dekke utvikling, produksjon, testing, dokumentasjon og installasjon av løsningen. Av og til vil de enkelte punktene bli spesifisert, for eksempel kostnader for hurtig levering/installasjon, eller hvordan kunden selv kan/skal bidra i testingen. I det andre tilfellet vil Orgsoft i samråd med kunden sette opp en prosjektplan og et fastpristilbud for den nye funksjonaliteten. Ideen er da at Orgsoft kan selge funksjonaliteten også til andre, slik at du ikke behøver å dekke hele utviklingskostnaden. Noen ganger vil det være nødvendig med et eget forprosjekt, gjerne i samarbeid med flere kunder. En del saker vil havne i grenselandet mellom de to typene, eller være en blanding. Orgsoft vil da gjøre en vurdering, og gi deg et tilpasset tilbud etter en samlet vurdering. Vi kan selvsagt drøfte problemstillingene i fellesskap for å komme frem til gode løsninger. I hovedsak vil funksjonalitet av den første typen automatisk gjøres tilgjengelig for alle kunder ved de ordinære OrgSys-oppgraderingene som distribueres regelmessig i henhold til bistandsavtalen. Det betyr at alle kunder i praksis jevnlig får mye ny funksjonalitet som en del av bistandsavtalen. Dette er ofte funksjonalitet som er betalt av andre. På denne måten blir OrgSys i noen grad et slags spleiselag som alle nyter godt av. Funksjonalitet av den andre typen vil være sperret for kunder som ikke har bestilt/betalt for den. Hva som er nytt ved hver oppgradering vil være dokumentert i dokumentet ”Nytt i OrgSys…” som sendes ut jevnlig. Når det gjelder Orgsofts responstid og leveringstid for slike forespørsler, vil det variere avhengig av prosjektets omfang, tilgjengelig kapasitet og behovets viktighet. (042b) Jeg vil kontakte OrgSys-support om en problemstilling, hvordan går jeg frem? Hvis organisasjonen din har en bistandsavtale for OrgSys, gir denne retningslinjer for driftsbistand/support. Bistand etter avtalen forutsetter at kunden har en normalt god oversikt over OrgSys generelt, over egen bruk av systemet og egne rutiner. Det forutsettes også at kunden har tilgang til og oversikt over relevant dokumentasjon, og at det finnes minst én superbruker som internt kan gi grunnleggende hjelp til brukere som ennå ikke har tilstrekkelig opplæring. (Om superbrukere, se spørsmål 52 ovenfor- klikk her). Orgsoft hjelper gjerne, men før du tar kontakt skal du legge litt arbeid i å utrede problemstillingen på egen hånd:
Når du er klar til å kontakte Orgsoft, er det viktig å huske følgende:
Når problemet er løst, er det viktig at du dokumenterer løsningen internt best mulig med tanke på senere behov. Husk også at ikke all hjelp dekkes av bistand etter bistandsavtalen. For ønsker om ny, endret funksjonalitet, se nedenfor. (042a) Jeg vil kontakte OrgSys-support om en feilmelding, hvordan går jeg frem? Før du kontakter OrgSys-support om en bestem feilmelding, er det fire ting som vil gjøre jobben lettere for den som tar i mot henvendelsen. Send en e-post med følgende:
Feilmeldinger i OrgSys vil vise knappen "Hjelp" (Help). Hvis du klikker på denne, vil du få opp en dialogboks med tittelen "Stack Trace". Innholdet er teknisk, og vil normalt ikke være nyttig for brukeren, men det kan være til stor nytte for Orgsofts supportmedarbeidere. Merk teksten i dialogboksen og kopier den som tekst (ikke som skjermbildekopi, men tekstkopi). Lim teksten inn i en e-post og send den til OrgSys-support. (041) Må/kan vi levere likningsoppgaver over gaver via Altinn (gaver med skattefradrag)? Det er ikke krav om å levere likningsoppgaver over gaver via fagsystemintegrasjon mot Altinn. OrgSys støtter heller ikke dette. Skatteetaten har et generelt ønske om å få mest mulig av sine data levert via Altinn (www.altinn.no), og har sendt ut informasjonsskriv om dette. En del fagsystemer har direkte integrasjon mot Altinn for levering av en rekke typer oppgaver til Skatteetaten. Dette gjelder for eksempel lønnsoppgaver, mva-oppgaver og årsoppgjør fra lønns- og regnskapssystemer. Felles for disse er at det er snakk om hyppige innleveringer, ofte med en begrenset mengde data. Levering av likningsoppgaver via Altinn er et frivillig alternativ til innberetning på maskinlesbart medium, dvs. generering av fil som sendes inn på for eksempel CD. Når det gjelder organisasjonenes årlige levering av likningsoppgaver over gaver, er det fortsatt mest hensiktsmessig å levere dette på maskinlesbart medium. Skattetaten har bekreftet at det vil være slik i overskuelig fremtid. Det foreligger derfor ingen konkrete planer om å la OrgSys støtte integrasjon mot Altinn for fagsystemer. (040) Feilmelding: "Error creating control frame..." eller "... while creating CONTROL-FRAME" Denne feilmeldingen får du hvis Progress-klienten ikke er installert på maskinen du forsøker å starte OrgSys fra. Installer Progress netsetup, se beskrivelse i dokumentet ...\Brukerveiledning\installasjon\Oppsett av klientmaskiner for å kjøre OrgSys.docx. (039) En KID har ikke riktig antall sifre, eller KIDen fungerer ikke i betalerens nettbank En ordinær OrgSys-KID skal alltid ha til sammen 15 sifre inkludert kontrollsiffer. Når en KID skal brukes til betaling, er det helt avgjørende at alle sifre benyttes, også evt. innledende nuller. Dersom man benytter et annet program, for eksempel Excel, som mellomstasjon for flettefiler med KID, er det fare for at innledende nuller forsvinner (trunkeres). Dette vil føre til at KID ikke fungerer. Sørg alltid for at utsendte KIDer har riktig antall sifre. Om tekstimport til regneark/Excel, se spørsmål 60 ovenfor (klikk her). (038) Jeg kjører purring, men får ut flere/færre purringer enn forventet/ønsket Purring kan genereres av OrgSys når aktuell forfallsdato er overskredet med mer enn antall purrekarensdager (se systemparameter purrekarens). De vanligste grunnene til at en forventet purring ikke genereres av OrgSys er (i prioritert rekkefølge): Hvis du ønsker å gi en kunde ekstra betalingsutsettelse (henstand), kan du endre forfallsdatoen direkte på fakturaen. Hvis du ønsker at en faktura ikke skal purres, f.eks. fordi den er sendt til inkasso, kan du sette purreegenskapen til Ikke purr. e nærmere forklaring i dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys. For avtalepurringer, se avsnittet Avtalepurring og forfallsdato, for varesalgspurringer, se avsnittet Betalingsbetingelser og forfallsdato, varesalg. (037) Hvordan kan vi få et oppdatert postnummerregister? (oppdatert pr. 10.10.2011) Oppdatert postnummertabell pr. 10. oktober 2011 kan hentes fra Bring sine hjemmesider. Du kan enten klikke her for å åpen filen og så fra webleserens fil-meny velge "Lagre som" eller du kan gå til aktuell side: http://www.bring.no/144754/postnummertabeller og laste ned filen som heter "Last ned med TAB-separerte felter (ANSI)". Viktig at du trykker høyre museknapp på filnavnet og velger "Lagre som" (teksten kan variere pr. nettleser og språk) og lagrer filen som "tilbud5.txt" på aktuelt område for postnummeroppdateringer i Orgsys. Du trenger ingen oppdatering av Orgsys for å oppdatere postnummertabellen pr. idag, men Orgsoft har utviklet oppdatering som har korrigert lenke/url/skjermbildetekster iht. de nye websidene. Kunder kan ta kontakt med Orgsoft for avtale om oppgradering av progamvaren. (036) Jeg får feilmelding "The DLC environment variable must contain a valid directory/path (11002) " Denne meldingen dukker opp hvis den aktuelle brukerprofilen ikke får kontakt med Progress-installasjonen på serveren. Det kan skyldes flere forhold, bl.a.: 1) Brukeren ikke har tilstrekkelige rettigheter på mappen ...\v101A\... (Progress-installasjonen) på serveren. Dette kan testes ved å øke brukerens rettigheter på det aktuelle området 2) Det brukes en snarvei som ikke peker på riktig ini-fil eller oppstartsmappe. Hvis dette er tilfelle, løses problemet ved å kopiere ut snarveien fra ...\orgsys\snarvei\... på nytt 3) Stasjonsbokstaven til Progress og OrgSys-installasjonen på serveren er ikke satt opp ("mappet"), eller er satt opp feil. Se installasjonsdokumentet om oppsett av klientmaskiner. Hvis det er kjørt Progress netsetup med feil adressering (for eksempel at stasjonsbokstaven peker på \\servernavn\progress\v101a\ istf. \\servernavn\progress\ - eller lignende), må Progress netsetup først avinstalleres (kontrollpanel, legg til/fjern programmer) med den adresseringen den ble installert på, og deretter installeres på nytt med riktig adressering. Hvis dette ikke løser problemet, kan det være feil i ini-filen, kontakt i så fall Orgsoft as. (035) Knappen ved siden av e-postadressen i navnebildet fungerer ikke Denne knappen påkaller en funksjon som ikke ligger i Orgsys, men i operativsystemet (Windows) på hver enkelt PC. Funksjonen påkaller det registrerte standardprogrammet for e-post på maskinen. Bruker du Outlook kan du gjøre følgende: Klikk på Verktøy, Alternativer, Annet - og huk av for "Sett Outlook til standardprogram for e-post, kontakter og kalender" og klikk OK. (034) Jeg får feilmelding "...CrystalRuntime.Application is not registered properly" Se egen mappe "Installasjoner" under brukerdokumentasjonen - og dokumentene: Oppsett av klientmaskiner for å kjøre Orgsys.docx (033) Jeg savner et bestemt felt, en funksjon, eller en variant i utplukksutkjøringen Vi får ofte spørsmål om hvorfor en bestemt funksjonalitet (et felt, en funksjon eller en spesiell variant) fra en rapport/kjøring i utkjøringsvinduet ikke også finnes i utplukksutkjøringen. F.eks.: hvorfor kan ikke utplukksutkjøringen ta hensyn til antall eksemplarer på en avtale, på samme måte som utkjøring av bladetiketter? Det er viktig å huske at den generelle utplukksutkjøringen ikke er laget for slike spesielle formål. Den ville bli for tung og uoversiktlig hvis den skulle ta opp i seg alle, eller mange av, variantene som de spesialiserte utkjøringene ivaretar. To viktige prinnsipper for utplukksmodulen er:
Mange rapporter/utkjøringer i utkjøringsvinduet kan likevel benytte utplukksdata (bøtter) som datagrunnlag. F.eks. kan bladetiketter begrenses til kun ID-nr fra en bestemt bøtte. Men bladetiketter kan ikke bestilles fra den generelle utplukksutkjøringen. (032) Jeg har problemer med et fødselsnr, organisasjonsnr eller d-nummer Det offentlige Norge opererer med 3 ulike typer unike identifikasjonsnumre for navn (personer, bedrifter organisasjoner), OrgSys støtter alle disse:
Det er mange regler knyttet til struktur og behandling av numrene. En detaljert beskrivelse finnes i dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys. (031) Kan jeg kjøre OrgSys under Windows 7/Windows Server 2008? Kan jeg kjøre OrgSys i et 32-/64-bits operativsystem? Hva er anbefalt operativsystem? Anbefalt operativsystem for OrgSys er:
Det anbefales å kjøre på virtuell server fra VMware eller MS Hyper-V. Det anbefales å oppdatere operativsystemet jevnlig med Windows Update, og alltid kjøre på nyeste service pack. OrgSys kan kjøres i 64-bits-versjoner av følgende operativsystemer (32-bits-versjoner kan også benyttes, se nedenfor):
32-bits systemer støttes fremdeles, men frarådes ved nyinstallasjoner/nyanskaffelser både på server og klient. 32-bits-systemer vil støttes så lenge det er behov, men støtte vil bli avviklet på lang sikt. Merk at Windows Server 2008 R2 bare finnes i 64-bitsversjon. Ved installasjon på den første utgaven av Windows Server 2008 (såkalt ”R1”) kreves installasjon av Microsoft Dynamic Cache Service (ref bug Microsoft). Se mer om server-anbefalinger under spørsmål 49 ovenfor (klikk her). (030) OrgSys "husker" ikke vindusstørrelser, kolonnebredder osv. eller: Jeg får stadig meldingen "Rectangle ... does not fit in parent frame..." / "**TEXT FEIL_SaveWindowPositionAndSizes...", og ingenting hjelper. Problemet skyldes en feil i rammeverket OrgSys er laget i. Feilen rammer kun nyopprettede brukernavn. Gjør følgende fra OrgSys hovedmeny: 1) velg Fil, Preferanser. 2) fjern haken ved Save window positions & sizes. 3) klikk på knappen Clear All>> til venstre for Save window positions & sizes. 4) sett på igjen haken ved Save window positions & sizes 5) lagre og avslutt dialogboksen. Neste gang du får feilmeldingen må du utvide vindusstørrelsen litt, og problemet forsvinner. (029) Min tekstbehandler tror flettefiler fra OrgSys har et fremmed kodesett, f.eks. kyrillisk eller japansk. Eller: Flettede data fra OrgSys viser ikke bokstavene æ, ø og å på riktig måte. Noen OrgSys-brukere opplever av og til problemer med at flettefiler fra OrgSys (datakilder for utskriftsfletting) tolkes av MS Word som tekstfiler med fremmed kodesett, f.eks. kyrillisk eller japansk. Av og til vil dette føre at bokstavene æ, ø og å vises feil. Vi har vært i kontakt med Microsoft ang. dette, og har funnet ut at det er et problem som ligger i Word, og dessverre ikke kan kontrolleres fra OrgSys. Problemet kan omgås ved å sørge for at Word har Bekreft konvertering ved åpne (Confirm conversion on open) huket av. Dette finner du under Microsoft Office-knappen, Alternativer for Word (Options), Avansert, Generelt (General). Når du fletter, pass på at datakilden alltid leses som Ren tekst med norsk kodesett. Hvis du vil lagre en fil med datakilde for utskriftsfletting permanent uten at du behøver å tenke på dette, gjør følgende:
(028) Vi ønsker at organisasjonens logo skal vises på rapportene fra OrgSys (erstatte Orgsoft-logoen). Organisasjonens logo må foreligge i en bmp-fil (bitmap) med maksimum 300x300 piksler. Omdøp filen til logo.bmp og erstatt ...\logo.bmp (direkte under mappen for OrgSys-installasjonen). Fremgangsmåten er beskrevet i kapittelet om rapportering i dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys. (027) Jeg ønsker å endre på utformingen av en eller flere standardrapporter slik at jeg kan endre litt på kolonnebredder, -rekkefølge, sortering e.l. Kan jeg gjøre dette selv? Av og til kan man oppleve at rapporter ikke treffer påpiret slik man ønsker. F.eks. kan det hende du vil bruke etikettark som ikke har samme utforming som standardutformingen i OrgSys, eller du ønsker å endre plassering av kolonner, kolonnebredde, sortering osv. Kanskje ønsker du å ta bort eller legge til felter/kolonner i rapporten. Standardrapportene er laget i Crystal Reports som rpt-filer som ligger i mappen rptV11. Organisasjonen står fritt til å bruke Crystal Reports og endre disse eller lage nye som kan erstatte standardrapportene. Orgsoft as kan også lage slike spesialrapporter som vanlige konsulentoppdrag. Merk at vi anbefaler å gi spesialrapporter egne unike navn slik at de ikke blir overskrevet ved oppgraderinger. Fremgangsmåten er beskrevet under kapittelet om rapportering i dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys. NB: Husk å passe på at rapportene produseres i riktig papirformat, normalt A4, se spørsmål 56 ovenfor (klikk her). (026) Jeg forsøker å kjøre en standardrapport som xls- (Excel), html- eller xml-fil, men rader, kolonner og celler kommer ut uryddig eller ulogisk. Denne metoden å lage f.eks. Excel-filer på er basert på at Crystal Reports lager rapporten ut fra datagrunnlaget i OrgSys. Grunnlagsdataene til Crystal er alltid like, og Excel-varianten av rapporten vil få et utseende mest mulig likt pdf-varianten. Dette skaper få problemer ved f.eks. enkel adresseliste, men problemene oppstår særlig for rapporter hvor én datapost presenteres over flere linjer. Det er imidlertid andre muligheter hvis man vil rapportere f.eks. via Excel:
Rapportene kan da skreddersys for f.eks. Excel-bruk. Det er mulig å bruke menypunktene for brukerdefinerte rapporter til dette. Se spørsmålet om endring av rapportutforming og dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys. (025) Jeg ønsker å sende en rapport som e-postvedlegg. Må jeg skanne rapporten selv? Alle rapporter lagres som filer som kan legges ved en e-post. Filen ligger i mappen for rapporter (ofte ...\ekstern\rapporter\), og har gjenkjennelig navn (det nøyaktige filnavnet finner du evt. i systemloggen). Rapportnavnet inneholder også alltid rapportnummeret fra systemloggen. Rapportene ligger i formatet organisasjonen har valgt som standardformat, eller formatet som ble valgt ved ukjøringen, oftest pdf. Det er altså ikke nødvendig å skanne rapporter. (024) Jeg har mistet en rapport/flettefil/eksportfil, eller rapporten/filen kom aldri ut p.g.a. feil i oppsettet for Crystal Reports e.l. Kan jeg finne rapporten igjen i OrgSys? Alle rapporter, flettefiler og eksportfiler lagres som filer, og du kan finne dem igjen i systemloggen hvor kjøringen er lagret med dato, klokkeslett og brukernavn, samt navn og type for rapporten. Her kan du klikke på Åpne rapportfil, for å finne frem en eksisterende rapport, eller klikke Regenerer fil som [ønsket format] hvis rapporten ikke ble generert p.g.a. feil, eller du ønsker et annet rapportformat enn det opprinnelige. Merk at hvis du regenererer en tidligere kjørt rapport på denne måten, vil datagrunnlaget være identisk med den opprinnelige kjøringen. Hvis du ønsker oppdaterte adressedata e.l. må du kjøre en helt ny rapport. (023) Kontrollfunksjonen som varsler mulige dubletter når vi oppretter nye navn varsler for ofte/for sjelden. Hvor følsom denne kontrollen skal være, kan justeres med systemparametere i OrgSys – se beskrivelse i dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys. Hvis dublettkandidater varsles for ofte, kan det være fare for at brukerne venner seg til å overse advarslene. Hvilke innstillinger som er best for din organisasjon avhenger av flere forhold, f.eks. antall navn og geografisk spredning av navnene i databasen, andelen av fremmedspråklige navn, samt erfaring hos OrgSys-brukerne. Behovet for dublettkontroll avtar ofte hvis organisasjonen har stor grad av betalbare medlemskap/tjenester som purres. Organisasjoner som har gratis medlemskap eller medlemskap med frivillig betaling, eller høy grad av rene givere har ofte større behov for dublettkontroll. Kontakt gjerne Orgsoft as for hjelp med å justere dublettkontrollen. (022) Jeg kjører dublettsammenslåing, men får beskjed om at ID-numrene ikke kan slås sammen, hva gjør jeg? Dublettsammenslåing er en omfattende prosess som alltid skal gjøres ved hjelp av dublettsammenslåingsrutinen i OrgSys. Det anbefales at kun én erfaren OrgSys-bruker gjør dette, og at andre brukere melder dubletter til denne. OrgSys analyser dataene før evt. sammenslåing gjennomføres, og lager en analyserapport. Det er også mulig å lage en analyserapport uten samtidig å be om sammenslåing. Noen momenter kan gjøre at et ID-nr ikke kan slås sammen med et annet. Hvis det viser seg å ikke være mulig å slå sammen fra et ID-nr til et annet, er det mulig å forsøke å bytte om fra-/til-ID-nr. En del problemstillinger kan også løses ved at data samordnes manuelt før sammenslåing foretas. Hvis f.eks. begge ID-nr er registrert som deltakere på samme kurs, er løsningen å manuelt slette kursdeltakelsen på ett av ID-numrene på det aktuelle kurset. Hvis ingen av kursdeltakelsene kan slettes, kan én av dem settes med avmeldingsdato lik påmeldingsdato. Kurset vil da etter sammenslåingen få to deltakere med samme ID-nr, men den ene deltakelsen er helt passiv. Hvis slike kursdeltakelser berører posterte/utsendte fakturaer, må reskontroen ryddes manuelt f.eks. ved hjelp av kreditnota. Et eget kapittel i dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys behandler dublettproblematikk og dublettbehandling utførlig, her finner du flere detaljer. (021) Jeg ønsker å opprette en ny kommentarkode, avtalekode eller rollekode. Kan jeg gjøre dette uten videre? Oppsett og bruk av kommentarkoder, avtalekoder og rollekoder varierer fra organisasjon til organisasjon, og de fleste har utarbeidet egne retningslinjer. Du bør konsultere disse retningslinjene og/eller den brukeren som har hovedansvaret for OrgSys i din organisasjon. Man bør alltid gjøre en grundig vurdering før man oppretter og tar i bruk en ny kode. Kartlegg behovet for enkelhet opp mot behovet for avansert funksjonalitet. Vurder følgende momenter: dataregistrering, dataenes synlighet og lesbarhet, administrasjon, økonomifunksjoner (kampanjer, statistikkoder, prismodeller, krav, purring osv.), utplukksmuligheter, rapporteringsbehov, osv. Husk at særlig avtalekoder har svært mange konfigureringsmuligheter, og at det er viktig å sette opp avtalekoden riktig fra begynnelsen. Selve koden og kodeteksten bør også passe inn i helheten og kodestrukturen i din organisasjon; god navngiving øker lesbarheten og letter gjenfinning. Kontakt gjerne Orgsoft as for å få råd og veiledning. (020) Norsk lov stiller krav til måten vi registrerer, oppbevarer, håndterer og sletter data på. Er OrgSys tilrettelag for dette? OrgSys kan ivareta alle kravene norsk lovverk stiller. De viktigste kravene finnes i personopplysningsloven, eller utledes av denne (LOV 2000-04-14 nr 31: Lov om behandling av personopplysninger, se http://www.lovdata.no/all/hl-20000414-031.html). Et eget kapittel i dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys behandler temaet. Der kan du lese mer om emner som: registrering av adressekilde, rett til reservasjon, anonymisering, behandling av personnummer, sensitive personopplysninger osv. (019) Jeg har en KID foran meg, hvordan kan jeg identifisere innholdet i den, og finne den i OrgSys? KID-strukturen og behandling av OrgSys-KIDer og KIDer fra eksterne systemer er beskrevet i et eget avsnitt under kapittelet Økonomi i dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys. I en ordinær OrgSys-KID (15-sifret KID) ligger ID-nr alltid i de 7 første sifrene (inkl. evt. innledende nuller). (018a) Vi har problemer med utsendelse av e-post fra OrgSys. Utgående e-post kan være et komplisert tema av flere grunner. For å forhindre/redusere spam-problemer, er de fleste systemer satt opp med strenge begrensninger omkring utsendelse av e-post. OrgSys kan sende e-post direkte, eller via en SMTP-server (server for utgående e-post). Fordi mange servere for e-postmottak sjekker om e-post kommer fra en alment kjent ("godkjent") SMTP-server, anbefales det å sende e-post fra OrgSys via en SMTP-server. Sjekk eventuelt med din leverandør av Internett-tilgang (ISP) for å finne ut hvilke muligheter du har i ditt miljø. Her følger en kort sjekkliste for typiske problemer med utgående e-post (se flere detajer i OrgSys-dokumentasjonen):
Husk også at du kan sende e-post via systemet for håndtering av e-postkø i OrgSys. Der kan du kontrollere volum, sendetidspunkt og hastighet på utgående e-posttrafikk fra OrgSys. For mer om spam-problematikk og gode råd om innholdet i e-post, se spørsmål 018b nedenfor. (018b) Vi sender ut masseutsendelser av e-post fra OrgSys, men hos flere av mottakerne blir e-posten silt bort av et spam-filter. Hvordan bør vi legge opp innholdet i e-post? Hvis en e-post havner i et spam-filter, kan det føres tilbake enten innholdet i selve e-posten, eller til organisasjonens avsender-IP-adresse. Det har altså ingenting med OrgSys å gjøre. Problemstillingen er ganske vanlig; mange opplever at nyhetsbrev og masseutsendelser havner i spam-filtre. I verste fall kan organisasjonens IP-adresse være "svartelistet" i spam-filtre. Man må alltid sørge for at tekst og vedlegg ikke har struktur og/eller innhold som likner for mye på typisk spam. Generelt er det viktig å utvise nettvett, og være forsiktig med hva og hvor mye man sender ut av e-post. For å minimere spam-problematikken, anbefales det å sende e-post fra OrgSys via en SMTP-server, se spørsmål 018a ovenfor. Her følger noen praktiske tips til innholdet i e-post fra OrgSys:
For mer om e-post-problematikk, se spørsmål 018a ovenfor. (017) OrgSys tillater et bestemt antall tegn i navnefeltene, men vi ønsker å tillate flere/færre tegn. Reglene for lengden på fornavn, etternavn, adresse, samt summen av fornavn og etternavn er konfigurerbart med systemparametere i OrgSys, se beskrivelse i dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys. Begrensningene bør bestemmes ut fra organisasjonens bruk av etiketter og begrensninger hos eksterne trykkerier/byråer som foretar masseutsendelser pr. post. NB: vi anbefaler ikke å gjøre endringer på disse innstillingene uten først å konsultere Orgsoft as; dette berører mange områder av systemet, og endringer kan få utilsiktede konsekvenser. (016) En fast giver/et medlem som skal betale via avtalegiro ikke blir trukket. Det viser seg at beløpsgrensen på FBO-avtalen (avtalegiroavtalen) er for lav. Hvorfor fanger ikke OrgSys opp dette? OrgSys kan finne og rapportere avtalegirotrekk som blir avvist (ikke betalt), men det er ikke mulig å vite om dette skyldes beløpsgrense, manglende dekning på konto eller noe annet. Husk at FBO-avtalen er en avtale mellom betaleren og betalerens bank. Beløpsgrensen er en del av denne avtalen, og blir ikke sendt til betalingsmottakeren. Dette er et problem for mange organisasjoner med faste givere, og det kan bare løses ved rutinemessig oppfølging av avviste avtalegirotrekk. OrgSys kan finne og legge disse i et utplukk/bøtte (lag et standardsett med kriterier etter ditt behov), men oppfølgingen må skje manuelt. Banken sender heller ikke informasjon om at et avtalegirotrekk er avvist. Avviste trekk kan bare oppdages ved å sammenlikne utsendte avtalegirotrekk med faktiske innbetalinger over tid. (015) En giver/et medlem/en abonnent/en varesalgskunde har fått FBO slettet (avtalegiroavtale stoppet). Han har ikke gjort noe for å stoppe avtalen selv. Ikke alltid, men i noen tilfeller vil en FBO (avtalegiroavtale) bli stoppet når en person bytter bank. Be ham opprette FBO-avtalen på nytt i sin nye nettbank med KIDen du finner i skjermbildet på den aktuelle avtalen. Eventuelt kan du sende ut en ny FBO-kupong. (014) Givere/medlemmer/abonnenter har fått FBO opprettet, men det er ingen avtaler knyttet til disse. Noen oppretter en ny FBO (avtalegiroavtale) direkte i sin nettbank med KID fra en giro de har mottatt fra organisasjonen. OrgSys registrerer disse FBOene, men kan i utgangspunktet ikke vite mer om hvordan de skal behandles. Du kan kjøre rutinemessig rapportering (utplukk) for å fange opp slike FBOer og behandle dem manuelt. Det er også mulig å sette opp såkalte applikasjonstriggere som behandler disse automatisk, men man er da avhengig av å sette opp en del forhåndsbestemte forutsetninger (beløp, intervall osv.). Ta kontakt med Orgsoft as hvis du vil sette opp applikasjonstriggere. (013) En person har FBO (avtalegiroavtale), og ønsker å benytte denne på en annen tjeneste (f.eks. et annet abonnement, eller givertjeneste til et annet formål). Som standard vil OrgSys operere med én FBO (avtalegiroavtale) for hver avtale/tjeneste. Årsaken til dette er ønsket om å minimere problemene med FBO-beløpsgrense. Det er likevel fullt mulig å koble flere avtaler til én FBO hvis man ønsker det. Registrer da ønsket FBO-nummer på de aktuelle avtalene. FBO-nummeret finner du på FBOen under noden Avtalegiro-FBO i navnevinduet. Husk at FBOens beløpsgrense gjelder per måned, og at avtalegirotrekk fra flere avtaler over kort tid kan gjøre at beløpsgrensen overstiges og avtalegirotrekk blir avvist. Hvis betaleren endrer beløpsgrensen (i sin bank), vil organisasjonen ikke automatisk motta melding om dette. Les mer om problematikken knyttet til FBO-beløpsgrenser et annet sted på denne siden. (012) Vi vil bytte bank. Hva må gjøres i OrgSys? Bytte av bank/bankkontonumre har ofte en rekke konsekvenser, og det er viktig å planlegge dette i god tid, og i samråd med Orgsoft as. Vi har lang erfaring med slike omlegginger, og kan hjelpe deg å finne ut hva som må gjøres i ditt tilfelle. Hvor omfattende det blir avhenger av hvilke moduler og betalingstjenester som er i bruk. Det mest kritiske er ofte:
(011) Jeg har tall/data fra ulike analyser/utplukk/rapporter som tilsynelatende ikke stemmer overens, f.eks. antall medlemmer eller antall givere pr. 31.12. Hvorfor stemmer ikke tallene? Vi utelukker ikke at det finnes feil i OrgSys, men de fleste slike problemstillinger er mer kompliserte enn det kan synes ved første øyekast. Det vanligste problemet er at ulike rapporter/analyser/utplukk har ulike premisser eller ulikt datagrunnlag. Det meste kan løses ved at man rapporterer/spør med mer presise kriterier. Nedenfor følger noen vanlige eksempler på momenter som kan forårsake avvik. I eksemplene brukes medlemsrapport pr. 31.12., men tilsvarende gjelder for analyser og utplukk, og for givere, abonnenter osv.:
(010) I vedlikehold av verv, kampanje eller navnestatus fylles ikke startdato/statusdato ut automatisk med dagens dato slik jeg er vant til fra f.eks. avtaler eller kommentarer. Tanken er at verv sjelden skal startes eller avsluttes pr. dags dato. Som regel har man en dato som ikke sammenfaller med dags dato pga. valgperioder osv. Det samme gjelder kampanjers startdato som er viktige i analyser, og som sjelden sammenfaller med registreringsdatoen. Ved statusdato for døde eller passive navn ønsker de fleste organisasjoner at det skal legges inn f.eks. reell dødsdato. Brukeren tvinges til å ta stilling til datoen, og det øker forhåpentlig datakvaliteten. Det er imidlertid mulig å overstyre standard virkemåte for disse feltene slik at dagens dato foreslås automatisk. Dette styres på systemparameteren autoutfyllDato, se denne. (009) Jeg registrerer nye avtaler, kursdeltakere e.l. Når jeg oppretter et nytt ID-nummer, er det tungvint å få med ID-nummeret tilbake til avtaleregistreringen. Når du masseregistrerer nye avtaler, kursdeltakere, kommentarer osv. og bruker det ordinære navnesøket, kan du alltid bruke siden for hurtigregistrering av navn på side 2 i navnesøket (arkfane 2). Herfra kan du enkelt ta med det nye ID-nummeret tilbake, og du slipper å bruke et separat vindu for navneregistrering. Vi anbefaler også å prøve hurtigregistreringsfunksjonene for avtaler, kommentarer og kurs. Det er mulig å effektivisere masseregistrering av slike data betydelig. Masseregistrering kan også effektiviseres og skreddersys enda mer avansert ved å benytte utplukksmodulen og/eller applikasjonstriggere og ikke-monetær responsregistrering. Ta kontakt med Orgsoft as hvis du har spørsmål om dette. (008) Jeg har opprettet en ny kode (f.eks. rollekode eller kommentarkode), men den kommer ikke opp i navnebildet når jeg skal legge den inn på en person. Det er standard virkemåte i OrgSys at ved registrering av nye koder (alle typer), må man gå ut av et skjermbilde og inn igjen for at kodene skal bli tilgjengelige. Dette skyldes hensynet til ytelse (mellomlagring av data i skjermbilder, såkalt cache). Nye koder registreres såpass sjelden at vi tror dette er til å leve med. Ta kontakt med Orgsoft as hvis dette skaper spesielle problemer på bestemte steder i systemet. (007) Hvorfor har ikke OrgSys standardmaskering av telefonnumre slik at de vises f.eks. som xx xx xx xx uten at jeg behøver å taste ordskillere mellom sifferparene? Det er i utgangspunktet opp til den enkelte organisasjon/bruker hvordan man vil registrere telefonnumre. I OrgSys overses alle andre tegn enn tall når man søker på, gjenfinner eller sorterer telefonnumre. Hvis det skulle innføres maskering av telefonnummerfeltene, måtte man skjelne mellom norske og utenlandske telefonnumre, og mellom de ulike typene norske numre (4 siffer, 5 siffer, 8 siffer, mobilnumre som ofte skrives xxx xx xxx og noen ganger likt fastnumre som skrives xx xx xx xx osv.). Det er ikke alltid adressen kan angi entydig hva slags telefonnummer som skal brukes, en person kan ha adresse i Sverige, men norsk mobilnummer osv. Formatet på telefonnummerfeltene i skjermbildene er derfor fritt. Ulik praksis her vil ikke påvirke annet enn lesbarheten i skjermbilder og rapporter. (006) Bør vi registrere f.eks. (+47) foran norske telefonnumre, (+46) foran svenske osv.? OrgSys gjenkjenner automatisk norske telefonnumre, og det er ikke nødvendig å skrive +47 eller liknende foran disse. Hvis du likevel bruker +47, vil OrgSys håndtere det uten problemer. OrgSys vil automatisk legge +47 foran norske numre der f.eks. ulike SMS-tjenester krever det. Når det gjelder utenlandske telefonnumre, må du registrere internasjonalt prefiks og bruke 00 eller + og landkode foran nummeret. OrgSys gjenkjenner da automatisk utenlandske telefonnumre, og håndterer både 00 og + ved internasjonale prefiks. Parenteser og skilletegn overses alltid ved gjenfinning, søk og sortering. (005) Jeg har registrert en person som barn/voksen, men funksjonene knyttet til husstand/familie eller husstands-/familiemedlemskap fungerer ikke som forventet. Husstandstilhørighet og familietilhørighet er to ulike rolletyper i OrgSys. Det er viktig å være klar over at husstandstilhørighet er ikke er det samme som familietilhørighet. Det er mulig å være i familie uten å være i samme husstand. Det er også mulig å være i samme husstand uten å være i familie. Funksjonaliteten for disse to rolletypene fungerer uavhengig av hverandre, og rolletypene vedlikeholdes uavhengig av hverandre. Legg for eksempel merke til at familieroller kan kobles sammen i "kjeder", A kan være far til B, B er søster til C, og C er far til D. Det samme gjelder ikke husstander, hvor det er krav om én husstandsbærer i en enhetlig gruppe. Den typiske bruken av husstandsroller er å spare porto ved større utsendelser, kun ett brev til én husstand. Familieroller benyttes typisk i sammenhenger hvor det er viktig å ha oversikt over nettverk av pårørende for varsling i akutte situasjoner. Det er ikke nødvendigvis automatikk i sammenhengen mellom rollerelasjoner og medlemskap (medlemsavtaler). I dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys, kapitlene Husstandsfelleskap og Rolletype familie, kan du lese mer om hvordan de ulike rolletypene fungerer. Koder og kodetekster vil variere i de ulike installasjonene, men mange bruker begrepene barn og voksen ifbm. husstand og/eller familie. Husk da at begrepet barn i denne sammenhengen ikke betyr "mindreårig", men betegner relasjonen foreldre-barn, det kan med andre ord være snakk om "voksne barn". Hvis det er behov for å forholde seg til alder, f.eks. ved egen pris for barn (mindreårige), anbefaler vi å bruke fødselsdato/-år som utgangspunkt, ikke rollekoder. Ved familierabatt, vil det også være mulig å benytte en kombinasjon av fødselsdato-/år og rollekoder. (004) Vi ønsker å bruke annen Office-software enn Microsoft Office, er dette mulig, og kan slik software integreres mot OrgSys? Det er mulig å benytte andre Office-produkter enn Mcrosoft Office. Det skal i teorien fungere i de fleste tilfeller. Men Orgsoft as kan ikke gi garantier på dette området. Orgsofts bistandsavtale dekker bare OrgSys-siden av integrasjon mot MS-Office-produktene. Det betyr at Orgsoft as kan yte support mot ordinær timepris så langt vi evner, men vi kan ikke garantere at vi har nødvendig kompetanse på andre Office-produkter. Office-integrasjonen er fra OrgSys-siden bygget så generell som mulig slik at f.eks. dokumenter som ender på .doc eller .docx starter i det tekstbehandlingsprogrammet operativsystemet har registrert. Flettefiler fra OrgSys produseres i rent tekstformat (ANSI), og skal i teorien fungere i alle tekstbehandlere. Skilletegn for flettefiler er også konfigurerbart og valgfritt. Hvis man ønsker å forsøke andre Office-produkter, anbefaler vi å drøfte konkrete forslag med Orgsoft as, og gjennomføre testing før løsningen settes i drift. For spørsmål om støtte av ulike Office-filtyper (f.eks. doc vs. docx), se spørsmål 51 ovenfor (klikk her). (003) Konteringen av poster til hovedbok/regnskap er ikke blitt slik jeg forventet, hvordan bestemmes konteringsinformasjonen i OrgSys (kontonummer, avdeling, prosjekt osv.)? Dokumentet Begreper og definisjoner OrgSys har et eget kapittel om regnskapskontering (under Økonomi). Der finner du alle regler og retningslinjer for kontering i OrgSys. Konteringen kan være enkel eller kompleks avhengig av oppsettet hos den enkelte kunde. Det er viktig å vite om din organisasjon konterer pr. kampanje eller pr. statistikkode, eller en blanding av disse. Generelt anbefales det å velge enten å kontere bare på kampanjer, eller bare på ett av statistikkodebegrepene (f.eks. bare på statistikkode 1). Det er fullt mulig å blande kildene for konteringsinformasjon, og det kan tenkes gode grunner for å gjøre det, men det vil gjøre konteringen betydelig mer komplisert og det vil øke mulighetene for feil. (002) Jeg har funnet en feil i systemet. Blir den rettet? Rapporter feilen til Orgsoft as så raskt som mulig. Feilretting og kvalitetssikring har høy prioritet. Vi retter kjente feil, og rettinger blir distribuert rutinemessig til alle kunder som har bistandsavtale. OrgSys er et system med relativt få brukere sammenliknet med mye annen programvare. Systemet kan tilpasses den enkelte kunde på svært mange områder, og noen av funksjonene og konfigurasjonene brukes bare av få organisasjoner/brukere. Feil må derfor rapporteres av personen som oppdager den. Vi vil gjerne understreke at det er viktig at alle brukere melder feil og irritasjonsmomenter til oss så raskt som mulig. Se avsnitt i bistandsavtalen om dette. Se også spørsmål 042a ovenfor (klikk her). (001) Jeg savner informasjon om endringer og nyheter i OrgSys. Informasjon om endringer og nyheter i OrgSys distribueres regelmessig til Orgsofts hovedkontaktperson for den enkelte kundeinstallasjon. Det er dennes ansvar å distribuere informasjonen videre til brukere og nøkkelpersoner i organisasjonen. Kontakt hovedkontaktpersonen for OrgSys i din organisasjon, eller kontakt Orgsoft as hvis du ønsker å stå på distribusjonslisten. Har du spørsmål eller kommentarer til innholdet på denne siden, kontakt |
og Alternativer for Excel